Secara umum, Microsoft Excel sering digunakan sebagai alat pengolah data. Namun, terkadang kita juga membutuhkan pengolahan data tersebut dalam bentuk dokumen teks, seperti Microsoft Word. Untuk mengatasi masalah ini, cara paling mudah adalah dengan menghasilkan dokumen baru di Microsoft Word dan menyalin serta melakukan pengaturan format untuk data yang diambil dari Excel ke dalam Word. Walau begitu, akan sangat merepotkan jika kita harus melakukan hal tersebut terus-menerus, terutama jika jumlah data yang harus diolah sangat banyak. Oleh karena itu, cara export dari Excel ke Word menjadi solusi yang lebih praktis dan efektif untuk menghemat waktu dan tenaga.
Cara Export Dari Excel Ke Word
Export data dari Excel ke Word sangatlah mudah dilakukan, silahkan mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Buka File Excel yang ingin di Export
Ketika pertama kali membuka dokumen Excel, pastikan bahwa semua data yang ingin diekspor dan disalin ke Word sudah terdapat pada sheet yang dituju.
2. Salin Data yang Ingin Diekspor
Salin data dari sheet Excel ke clipboard dengan cara menekan tombol Ctrl+C atau dengan klik kanan pada sel yang ingin disalin dan memilih opsi Salin.
3. Buka File Word Baru
Buka program Microsoft Word dan buka dokumen baru untuk menempelkan data dari Excel.
4. Paste Data dari Excel ke Word
Tempelkan data dari Excel yang sudah disalin sebelumnya ke Word dengan cara menekan tombol Ctrl+V atau dengan klik kanan pada dokumen dan memilih opsi Paste. Saat melakukan paste, pastikan untuk memilih opsi Merge Formatting agar format data yang dihasilkan di Word sesuai dengan tampilan aslinya.
5. Atur Format Dokumen di Word
Saat menghadapi data dalam jumlah yang cukup besar, via copy-paste saja kadang masih tidak cukup efisien karena format data tersebut mungkin perlu disesuaikan kembali dengan format di Word. Adapun hal yang bisa dilakukan antara lain: dengan mengatur kolom dan baris dari tabel, mengubah jenis font, dan menambahkan judul.
6. Simpan Dokumen
Setelah berhasil menyalin dan melakukan pengaturan format sesuai keinginan, jangan lupa untuk menyimpan dokumen tersebut dalam format yang sesuai.
Keuntungan Dari Export Data Dari Excel ke Word
Setelah mengetahui cara export dari Excel ke Word, beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dengan melakukan cara ini antara lain:
1. Efisiensi: cara ini memungkinkan kita untuk menyalin dan menempelkan data besar dengan cepat dan efisien.
2. Presisi: Format dan desain dokumen dapat disesuaikan dengan mudah dan tanpa khawatir akan mempengaruhi data yang di eksport.
3. Sangat Praktis: Kita dapat dengan mudah mengubah tampilan data untuk memenuhi kebutuhan pengguna, seperti mengubah warna font dan menghapus data yang tidak dibutuhkan.
Kapan Harus Menggunakan Export Data Dari Excel ke Word?
Export data dari Excel ke Word sangat cocok digunakan saat kita ingin merangkum hasil pengolahan data dalam dokumen atau laporan. Dokumen tersebut dapat dibagikan ke tim atau atasan sebagai laporan kerja. Dalam situasi seperti ini, mengirim dokumen dalam bentuk Excel memungkinkan untuk adanya penyesuaian yang tidak diinginkan yang dapat memengaruhi tampilan awal dokumen.
Tips ketika Copy Pasting Tabel Dalam Word
Menyalin tabel tunggal menggunakan opsi Copy-Paste mungkin bisa lebih mudah tetapi mungkin perlu sedikit penyesuaian untuk memastikan tampilan teks yang konsisten dan mudah dibaca. Adapun tips ketika copy pasting tabel adalah:
1. Jadikan tabel relevan dengan dokumen: Jika tabel yang disalin sepenuhnya dari file Excel, maka kita perlu memperbarui judul, bagan persen, atau informasi lain di dalam tabel agar sesuai dengan dokumen Word yang harus dihasilkan.
2. Hapus tampilan excel: Hapus gridlines dan angka yang menonjol untuk memastikan tabel kita terlihat seperti mail-merge Word yang profesional.
3. Atur lebar tabel: Secara default tabel di Word akan memiliki lebar yang sangat besar. Kita dapat mengatur lebar tabel dari pane Format yang terlihat di atas, menu Insert.
4. Atur width kolom: Kolom dapat diatur dengan mengatur posisi cursor di antara header baris. Kemudian, gunakan mouse pemisah kolom untuk mengatur width kolom.
5. Format dan warnai tabel: Dengan tabel yang cukup besar, lebih mudah melacak informasi dengan memformat atau menyematkan warna di bagian header atau kolom yang diperlukan.
6. Simpan dokumen secara teratur: Terkadang penjelasan tabel tersebut sangat penting.Setiap perubahan data yang terjadi di Excel bisa di-import kembali ke dokumen di Word sehingga kita harus membuka dokumen asli untuk penyesuaian.
Setelah memahami cara Ekport dari Excel ke Word ini dapat menambah wawasan tentang tata cara kerja berkolaborasi dengan software MS Word dan Excel. Dengan cara di atas, ekport dengan saat berbagai macam data massa, baik itu data angka atau data text selalu mudah dan cepat.
Terima kasih telah membaca artikel ini. Semoga bermanfaat!