Ketika kita mengirimkan sebuah file Excel, mungkin ada saatnya kita perlu mengubahnya menjadi format PDF. Format PDF biasanya lebih aman dan memungkinkan kita untuk memperlihatkan isi dokumen tanpa khawatir tentang perubahan yang tidak diinginkan atau penyalinan yang tidak sah. Dalam artikel ini, saya akan menjelaskan cara mudah untuk mengkompres file Excel dan mengubahnya menjadi format PDF.
Memahami Kompressi File dan Converter PDF
Kompressi file adalah proses mengurangi ukuran file untuk membuatnya lebih kecil. Proses ini dapat mengurangi kualitas gambar atau data yang tidak terlalu penting. Converter PDF adalah program yang mengubah file Excel menjadi format PDF yang dapat dibuka dengan aplikasi pembaca PDF seperti Adobe Reader atau Foxit Reader. Dalam proses converter PDF, ukuran file dapat berubah, tergantung pada jenis konversi yang dilakukan dan kualitas PDF yang dihasilkan.
Cara Mengkompres File Excel
Langkah-langkah berikut ini adalah cara mengkompres file Excel agar dapat diubah menjadi format PDF:
1. Buka file Excel yang ingin dikompres.
2. Pilih seluruh bagian dari file tersebut dengan menekan Ctrl+A.
3. Klik kanan pada area yang di seleksi dan pilih “Format Cells”.
4. Pilih tab “Alignment” dan atur “Wrap text” menjadi “No”.
5. Klik tab “Font” dan pilih ukuran huruf yang lebih kecil.
6. Klik tab “Borders” dan hilangkan semua border pada file tersebut.
7. Klik OK dan simpan file.
Cara Mengkonversi File Excel ke PDF
Setelah mengkompres file, langkah berikutnya adalah mengubahnya ke format PDF. Ini adalah langkah-langkah mudahnya :
1. Buka aplikasi pembaca PDF, seperti Adobe Acrobat Reader.
2. Klik pada tombol “Create PDF” atau “PDF from File.”
3. Pilih file Excel yang sudah dikompres, dan klik OK.
4. Tekan tombol “Convert” dan tunggu sampai proses selesai.
5. Setelah selesai, file PDF akan otomatis terbuka di aplikasi pembaca PDF.
Cara Mengkompres File Excel dan Mengubahnya ke PDF Sekaligus
Jika Anda ingin mengkompres file Excel dan mengubahnya ke format PDF sekaligus, Anda dapat menggunakan aplikasi converter online dan gratis seperti SmallPDF atau ilovepdf. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Kunjungi website SmallPDF atau ilovepdf.
2. Pilih opsi “Excel to PDF”.
3. Unggah file Excel Anda.
4. Pilih opsi “compress file”.
5. Tekan tombol “Convert” dan tunggu sampai proses selesai.
6. Setelah selesai, file PDF akan otomatis terbuka di aplikasi pembaca PDF.
Kesimpulan
Mengkompres file Excel ke PDF dapat sangat penting untuk mengoptimalkan ukuran file agar mudah dikirimkan dan ditampilkan pada internet. Converter PDF juga merupakan alat praktis untuk mengubah file Excel menjadi format PDF yang dapat dibuka oleh siapa saja. Ingatlah untuk mengkompres file Anda sebelum mengubahnya menjadi format PDF, terutama jika file tersebut mengandung gambar yang besar atau data yang kompleks.
Dari penjelasan di atas banyak sekali pertanyaan yang muncul seperti :
– Apakah mengkompres file Excel bisa berubah equalitas data?
– Apakah file Excel yang dikompres sangat kecil dibandingkan file aslinya?
– Bagaimana dengan konversi PDF apakah mengubah format sama dengan file Excel?
– Apakah SmallPDF dan ilovepdf akan mengubah format file Excel ketika kami melakukan peng-upload-an?
– Apakah ada solusi jika file Excel yang dikompres salah satunya bordernya masih muncul?
Jawaban dari pertanyaan-perntanyaan di atas adalah :
– Penggunaan format Excel yang tepat dapat meminimalkan penurunan kualitas saat mengkompres file.
– Besar file yang dikompres tergantung pada jenis data disimpan dalam file, semakin banyak data semakin besar ukuran file
– Konversi file Excel ke PDF dapat mengubah format file asli tergantung pada jenis konversi yang dilakukan dan kualitas yang dipilih.
– SmallPDF dan ilovepdf tidak akan mengubah format file Excel ketika melakukan peng-upload-an.
– Ya, ada cara untuk menghilangkan border yang masih muncul pada file Excel yang sudah dikompres dengan klik “No border” atau hapus border pada selected cell.